入籍する二人の一大イベントといえば結婚式。
そして、その後に二次会を行うことも定番化しています。
もし二次会をするなら、どこでどのようなスタイルにするのかを決めて、結婚式同様に「招待状」を送らなければいけません。
二次会の招待状は、いつどのように送るのがベストなのでしょうか？
そもそも二次会とは何なのか
結婚式とは一般的に「挙式」と「披露宴」のセットを指します。
親戚一同やお世話になった方に新婦のお披露目をするのが本来の意味合いでした。
それとは別に、主に新郎の友人が主催し、仲のいい友人主体で会食したのが二次会の始まりと言われています。
結婚式は親戚や職場の上司も招待されるため、あくまで儀式的に礼儀を保って進行する場合がほとんどです。
このため、気のおけない友人同士でワイワイと騒ぐためには、改めて二次会を催す方が都合がいいのです。
最近は親族のみの海外挙式スタイルが増え、友人は国内の二次会に招待するパターンも非常に多くなりました。
新郎新婦とその友人が楽しい時間を過ごすことが、二次会の目的でしょう。
誰が招待状の準備をするのか決めよう
二次会は新郎新婦が友人一同を招待する形のものです。
しかし、結婚式の準備で忙しくなる二人に代わり、準備や進行は幹事を立てることが多いようです。
新郎新婦に強いこだわりがあって、二次会も二人ですべて取り仕切るつもりならそれも構いませんが、たいていは幹事が司会や取りまとめを行います。
二次会を幹事に任せるならなおさら、役割分担はきちんと行いましょう。
場所や出し物、出席者の管理は幹事に任せて構いませんが、招待状を出すゲストの名簿は必ず新郎新婦が用意します。
招待状のデザインや作成、投函はどちらが行うのか。
返事の宛先はどこにするのか。
そもそも手紙形式なのか、メールなどで行うのか…。
二次会の準備は幹事に任せるとしても、ゲストのことで困っていたら、ホストである新郎新婦が手伝います。
幹事はゲストのことを直接知らないことがありますから、必要であれば新郎新婦が直接招待するゲストも出てくるでしょう。
これらを総合して出席人数の確認をするためにも、招待状の準備は欠かせません。
いつ頃出すのがベスト？
二次会の招待状を出す時期に厳密な決まりはありませんが、一般的に結婚式の招待状と同じ「二か月前」がベストと言われています。
早すぎるご案内では二次会のことを忘れてしまうことがありますし、遅すぎても会場の予約や飲食物の準備ができずに幹事の負担が増えてしまうでしょう。
人数を決めてから会場の予約をするのが一般的ですから、おおまかな出席人数は何より早く確認する必要があります。
新郎新婦からゲストに「二次会をするとしたら、来られそう？」と軽く聞いておくのもいいですね。
会場や時間などが正確に決まってから、改めて招待状をお出しするとして、準備は三か月前には取り掛かると余裕が持てます。
ある程度決めておけば、結婚式の招待状をお送りする時に二次会の招待状を一緒に入れることができます。
ゲストの返信の手間も一度で済みますから、二次会の招待状は結婚式と同じ約二か月前を目安に作成しておきましょう。
招待状の形式をどうするのか
招待状、とひとくちに言っても、最近では手紙の招待状だけではありません。
メールやLINEなどの他、告知するだけならSNSを使って一度に呼びかけることもできます。
今どきの新郎新婦は半数以上がメールやLINEで二次会の招待を行うようですから、時代の流れは手紙以外の形式に移行しています。
とはいえ、本来招待状は手紙形式で、会って直接お渡しするもの。
特に会社の上司にあたる人や年配の人、親戚など、メールやLINEでは失礼になるので注意しましょう。
もしメールで招待するなら、パソコンなどから改まった文面でお送りするのがおすすめです。
幹事さんによっては、二次会のゲストを管理しやすく出来るよう、招待専用にアドレスを取得する人もいるようです。
パソコンからのメール送信は、会場の情報などをURLで添付できるのが最大の利点です。
また、手紙の招待状をお送りする前に、メールやLINEで参加可能かどうかのおうかがいを立てることが出来ます。
手紙の招待状が約二か月前とすると、メールなどの確認は三ヶ月ほど前に送り、改めて手紙をお送りするといいでしょう。
二重の確認で日取りを忘れることがなく、手紙を受け取った人にも丁寧な印象を持って頂けます。
まとめ
二次会の招待状は当日の約二か月前、結婚式の招待状とほぼ同じタイミングで送るのがベストです。
新郎新婦がリストを作り、幹事と負担を分散させながら、ゲストが混乱しないようにしっかりお手元に届けましょう。
今どきはメールやLINEで済ませることが多い二次会の招待状。
それでも結婚式の招待状は紙の手紙でお送りすることが多いようです。
送るタイミングが二か月前と同じなので、一緒に二次会の招待状も同封できるように準備を勧めましょう。
あまりに日時が迫ってからのご招待は、ゲストだけでなく会場を手配する幹事の負担も増やしてしまいます。
新郎新婦は結婚式そのものの支度で目が回るほど忙しいと思いますが、もし二次会をするなら、準備や招待状のことは常に頭に入れておくよう注意して下さいね！
